SharePoint + Copilot: So wird dein Wissensmanagement endlich nutzbar

„Wir haben alles dokumentiert. Aber niemand findet etwas."

Diesen Satz hören wir fast wöchentlich. SharePoint ist voller Dokumente, Prozesse sind beschrieben, Anleitungen existieren – und trotzdem rufen Mitarbeitende bei Fragen lieber kurz jemanden an, statt selbst zu suchen.

Das Problem: SharePoint ist ein Dateispeicher, keine Wissensdatenbank. Die Suche ist okay, aber sie erwartet, dass du weisst, wonach du suchst. Was, wenn du eine Frage hast, aber den Dokumentennamen nicht kennst?

Hier kommt Copilot ins Spiel.

Was Copilot anders macht

Microsoft Copilot (in Microsoft 365) kann auf deine SharePoint-Dokumente zugreifen und sie verstehen. Statt nach Dateinamen zu suchen, stellst du einfach eine Frage:

• „Wie läuft unser Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter?"
• „Was sind die aktuellen Reisekostenrichtlinien?"
• „Wer ist zuständig für Beschwerden?"

Copilot durchsucht deine Dokumente, fasst die relevanten Stellen zusammen und gibt dir eine Antwort – mit Quellenangabe. Das ist kein Science Fiction, das funktioniert heute.

Die Voraussetzungen

Damit das klappt, brauchst du:

1. Microsoft 365 Copilot Lizenz

Die Copilot-Lizenz kostet ca. CHF 30 pro User/Monat (Stand Januar 2026). Nicht günstig, aber für Wissensarbeiter oft ihr Geld wert.

2. Saubere SharePoint-Struktur

Copilot ist nur so gut wie deine Daten. Wenn deine Dokumente ein Chaos sind, wird Copilot chaotische Antworten geben. Unsere Empfehlung:

• Eine zentrale Dokumentenbibliothek für unternehmensweites Wissen
• Klare Ordnerstruktur nach Themen (HR, IT, Finance, Produkte, etc.)
• Aussagekräftige Dateinamen – „Dok1_final_v3.docx" hilft niemandem
• Metadaten nutzen – Tags und Kategorien helfen Copilot bei der Zuordnung

3. Richtige Berechtigungen

Copilot respektiert SharePoint-Berechtigungen. Ein Mitarbeiter sieht nur Antworten basierend auf Dokumenten, auf die er Zugriff hat. Das ist gut für die Sicherheit, aber bedeutet auch: Wenn das Wissen in einem Ordner liegt, auf den niemand Zugriff hat, findet es niemand. Unser Tipp: Erstelle eine „Knowledge Base"-Bibliothek mit Lesezugriff für alle Mitarbeitenden. Hier landen alle freigegebenen Prozesse, Richtlinien und Anleitungen.

Praktisches Beispiel: HR Knowledge Base

Stell dir vor, du bist neu im Unternehmen. Tag 1. Du hast Fragen:

• Wie beantrage ich Ferien?
• Was ist der Dresscode?
• Wie funktioniert die Zeiterfassung?

Ohne Copilot: Du fragst einen Kollegen. Der verweist dich auf SharePoint. Du suchst „Ferien" und findest 47 Dokumente. Frustriert fragst du nochmal den Kollegen.

Mit Copilot: Du öffnest Copilot und tippst: „Wie beantrage ich Ferien?" Copilot antwortet:

„Gemäss der Ferienrichtlinie (Stand: März 2025) beantragst du Ferien über das HR-Portal unter hr.firma.ch/ferien. Anträge sollten mindestens 2 Wochen im Voraus eingereicht werden. Bei Fragen wende dich an hr@firma.ch."

>

Quelle: Ferienrichtlinie_2025.pdf, Seite 3

Das ist der Unterschied.

So baust du deine Copilot-Wissensdatenbank auf

Schritt 1: Inventur machen

Welche Dokumente existieren? Welche werden tatsächlich gebraucht? Oft lohnt es sich, mit einem kleinen Team durch SharePoint zu gehen und aufzuräumen, bevor Copilot aktiviert wird.

Schritt 2: Struktur definieren

Wir empfehlen eine einfache Struktur:

📁 Knowledge Base (SharePoint-Bibliothek)
├── 📁 HR
│   ├── Onboarding-Leitfaden.docx
│   ├── Ferienrichtlinie.pdf
│   └── Spesenreglement.pdf
├── 📁 IT
│   ├── VPN-Anleitung.docx
│   ├── Passwort-Richtlinie.pdf
│   └── Software-Bestellung.docx
├── 📁 Prozesse
│   ├── Kundenreklamation.docx
│   └── Bestellprozess.docx
└── 📁 Produkte
    ├── Produktkatalog.pdf
    └── FAQ-Kunden.docx

Schritt 3: Dokumente optimieren

Copilot versteht Kontext besser, wenn deine Dokumente gut strukturiert sind:

• Überschriften verwenden (H1, H2, H3)
• Am Anfang eine Zusammenfassung – Copilot gewichtet den Anfang stärker
• Klare Sprache – keine Abkürzungen ohne Erklärung
• Aktuell halten – veraltete Infos führen zu falschen Antworten

Schritt 4: Berechtigungen prüfen

Geh die Berechtigungen durch. Die Knowledge-Base-Bibliothek sollte für alle Mitarbeitenden lesbar sein. Sensible Dokumente (Löhne, Verträge) gehören in separate, geschützte Bereiche.

Schritt 5: Testen und verfeinern

Aktiviere Copilot für eine Pilotgruppe. Sammle Feedback: Welche Fragen stellen sie? Findet Copilot die richtigen Antworten? Wo gibt es Lücken?

Die häufigsten Fehler

❌ Zu viele Duplikate: Wenn dasselbe Dokument in 5 Versionen existiert, weiss Copilot nicht, welches aktuell ist.

❌ Schlechte Dateinamen: „Notizen_Meeting_23.docx" sagt nichts aus. Besser: „2025-01-15_Projektmeeting_Kunde-XY_Protokoll.docx"

❌ Keine Pflege: Eine Knowledge Base muss gelebt werden. Einmal aufsetzen und vergessen funktioniert nicht.

❌ Zu hohe Erwartungen: Copilot ist gut, aber nicht perfekt. Manchmal liegt er daneben. Quellenangaben immer prüfen.

Fazit: Wissen, das arbeitet

SharePoint + Copilot ist keine Revolution, aber eine echte Verbesserung. Statt Dokumente zu suchen, stellst du Fragen und bekommst Antworten. Das spart Zeit, reduziert Frustration und macht dokumentiertes Wissen endlich nutzbar.

Der Schlüssel liegt in der Vorbereitung: Saubere Struktur, gute Dokumente, klare Berechtigungen. Wenn das steht, kann Copilot zeigen, was er kann.

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