Vom Excel zur Power Platform: Dein erster Schritt

Excel ist super – bis es zu viele Excel sind

„Wir haben 47 Excel-Listen. Jeder pflegt seine eigene Version."

Wenn du in einem KMU arbeitest, kennst du das wahrscheinlich. Excel ist schnell, flexibel und jeder kann damit starten. Aber ab einem gewissen Punkt kippt es:

• Versionen-Chaos („final", „final2", „wirklich-final")
• Formeln brechen, weil jemand eine Spalte verschoben hat
• Unklare Verantwortlichkeiten („Wer hat das zuletzt angepasst?")
• Keine saubere Rechte-/Freigabe-Steuerung
• Automatisierung ist mühsam (oder gar nicht möglich)

Die gute Nachricht: Du musst nicht „Excel abschaffen". Du musst nur den ersten sinnvollen Schritt machen – und genau darum geht es in diesem Use-Case.

Der Use-Case: Von der Excel-Liste zur „Single Source of Truth"

Stell dir vor, ihr habt eine typische KMU-Liste – z.B.:

• Offerten-Tracking
• Inventar / Geräte-Liste
• Onboarding-Checkliste
• Ferien- oder Abwesenheitsliste
• Ticket-/Anfragenliste

Heute liegt sie als Excel irgendwo auf einem Fileshare oder in einem Teams-Chat. Morgen wollt ihr:

• Eine zentrale Datenbasis (keine Duplikate mehr)
• Zugriff von überall (auch mobil)
• Saubere Berechtigungen
• Einfaches Erfassen ohne Excel-Formel-Magie
• Automatisierung (Benachrichtigungen, Freigaben, Erinnerungen)

Was ist die Power Platform überhaupt?

Die Power Platform ist Microsofts Low‑Code‑Plattform, mit der du auf Basis von M365/Entra/SharePoint schnell Lösungen bauen kannst – ohne gleich ein grosses Softwareprojekt zu starten.

Sie besteht aus vier Bausteinen:

• Power Apps: Apps/Formulare für saubere Datenerfassung (z.B. direkt in Teams)
• Power Automate: Automatisierungen, Benachrichtigungen, Freigaben, Reminder
• Power BI: Auswertungen & Dashboards (optional)
• Power Pages: einfache externe Portale (optional)

Wichtig: Viele KMU haben erste Power‑Platform‑Funktionen bereits über bestehende Microsoft‑Lizenzen mit dabei (je nach M365‑Plan und Use Case). Für Premium‑Szenarien (z.B. bestimmte Connectors) können zusätzliche Lizenzen nötig sein.

Warum Power Platform (und nicht „einfach SharePoint")?

Kurz: Weil SharePoint alleine „nur" Daten speichert – die Power Platform macht daraus Prozesse.

Der typische Weg, der sich in der Praxis bewährt:

1. Excel (Start)
2. Microsoft Lists / SharePoint Liste (Daten zentralisieren)
3. Power Apps (Eingabe & UI vereinfachen)
4. Power Automate (Automatisierung, Benachrichtigungen, Freigaben)
5. Power BI (optional: Auswertungen/Dashboards)

Unser Tipp: Wenn du dich überfordert fühlst – starte mit Punkt 2. Alles andere kommt später.

Schritt 1: Die Excel-Liste „aufräumen", bevor du migrierst

Das ist der Teil, den viele überspringen – und danach genau dort wieder Zeit verlieren.

Checkliste:

• Eine Tabelle statt „frei schwebender" Zellen (Excel: Als Tabelle formatieren)
• Spaltennamen sauber definieren (keine Sonderzeichen-Orgie)
• Datentypen klären: Datum = Datum, Zahlen = Zahlen, Status = Auswahlfeld
• Duplikate entfernen (eine Quelle, eine Wahrheit)
• „Berechnete" Spalten markieren: Was ist Datenfeld, was ist Logik?

Unser Geheimtipp: Wenn du heute schon weisst, dass du später filtern willst (z.B. Status = Offen/In Bearbeitung/Erledigt), dann mach daraus jetzt ein klares Feld. Das spart dir in Power Apps später viel Ärger.

Schritt 2: Excel → SharePoint Liste (Microsoft Lists)

Die einfachste Variante für den Start: Erstelle eine Liste in Microsoft Lists (oder direkt in SharePoint) und importiere deine Excel-Tabelle.

Das Ergebnis: Eine zentrale Liste, die du in Teams einbinden kannst, mit Versionierung und Rechten.

Wichtig: Eine SharePoint Liste ist nicht „Excel im Browser" – und das ist gut so. Du bekommst strukturierte Daten, die sich super für Apps und Automatisierung eignen.

Typische Stolpersteine (und wie du sie vermeidest)

• Datumsfelder: Excel interpretiert „01.02.2026" je nach Region anders. Prüfe nach dem Import stichprobenweise.
• Spaltennamen: „Status (neu)" wird intern zu kryptischen Namen. Halte Spalten kurz und klar.
• Mehrfachauswahl: Wenn du mehrere Werte brauchst (z.B. Tags), plane das als Mehrfachauswahl-Spalte – nicht als „Text mit Kommas".
• Anhänge: Excel-Links sind keine Attachments. Wenn du Dokumente brauchst, verlinke auf SharePoint/OneDrive.

Schritt 3: Power App bauen (damit es wirklich genutzt wird)

Jetzt kommt der Moment, wo Teams plötzlich sagt: „Ah, so macht das Sinn."

Mit Power Apps baust du eine einfache App, die genau die Felder zeigt, die wirklich gebraucht werden – ohne dass jemand Angst haben muss, eine Formel zu zerstören.

Minimal-Version (MVP):

• Übersicht als Galerie (Filter nach Status, Suche nach Titel/Kunde)
• Detail-Ansicht
• Neuer Eintrag / Bearbeiten via Formular

Wenn du willst, kannst du die App direkt als Tab in Teams einbinden – das ist oft der Gamechanger für die Adoption.

Schritt 4: Power Automate (kleine Automatisierungen, grosser Effekt)

Automatisierung muss nicht komplex sein. Drei schnelle Wins, die in KMUs fast immer funktionieren:

• Benachrichtigung, wenn ein neuer Eintrag erstellt wird (Teams oder E-Mail)
• Reminder, wenn ein Status nach X Tagen noch „Offen" ist
• Freigabe, wenn ein Betrag/Limit überschritten wird

Unser Tipp: Starte mit einem Flow, der messbar Zeit spart. Dann hast du sofort Rückenwind für den nächsten Schritt.

Was ist mit Excel – brauche ich es nie mehr?

Doch, sicher. Excel bleibt genial – aber mehr als Analyse-Tool und weniger als „Datenbank".

In der Praxis sieht das oft so aus:

• Die Daten leben in der SharePoint Liste (Single Source of Truth)
• Excel greift darauf zu (für Pivot, Auswertungen, Ad-hoc Analysen)
• Power Apps ist die Eingabe-Maske (für sauberes Erfassen)
• Power Automate übernimmt repetitive Aufgaben

Interne Links (wenn du tiefer gehen willst)

Falls du dich für angrenzende Themen interessierst, hier ein paar passende Artikel:

• SharePoint + Copilot: So wird dein Wissensmanagement endlich nutzbar
• So geht eine effiziente Terminplanung mit Microsoft365
• Langweilige repetitive Arbeiten? Automatisiere sie doch!
• Kontaktpflege und zentrale Verwaltung von Kontaktdaten in Microsoft 365
• Prozesse automatisiert aufnehmen – mit Copilot, Whisper und Mermaid

Unser Fazit: Nicht „Big Bang", sondern ein sauberer erster Schritt

Wenn du heute eine Excel-Liste hast, die euch nervt, dann ist der beste nächste Schritt selten „ein riesiges ERP-Projekt". Oft reicht:

1. Eine Liste zentralisieren (Microsoft Lists / SharePoint)
2. Eine kleine Power App bauen
3. 1-2 einfache Flows automatisieren

So bekommst du schnell einen Nutzen, ohne dein Team zu überfordern – und du hast eine Basis, die du später sauber ausbauen kannst.

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Du willst das bei dir im Unternehmen angehen? Wir helfen dir gerne beim ersten Schritt – von der Datenstruktur bis zur App im Teams-Tab.

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