Meeting-Nachbereitung mit Copilot in Teams: Zusammenfassung, Aufgaben & Follow-ups in 10 Minuten

Meetings sind selten das Problem. Die Zeit geht danach verloren: Entscheidungen sind irgendwo im Chat, Action Items in Köpfen – und zwei Tage später fragt jemand: „Wer macht was bis wann?“

Hier ist ein pragmatischer Workflow, wie du die Meeting-Nachbereitung in Microsoft Teams mit Copilot so strukturierst, dass du in 10 Minuten eine saubere Zusammenfassung, klare Aufgaben und ein Follow-up raus hast.

Voraussetzungen (kurz)

• Teams Meeting mit aktivierter Aufzeichnung/Transkription (je nach Setup).
• Microsoft 365 Copilot in Teams (Lizenz/Features können je nach Tenant variieren).

Der 3‑Schritte‑Standard nach jedem Meeting

Du brauchst keine perfekte Dokumentation – nur eine konsequente Struktur. Ich empfehle immer diese drei Blöcke:

1. Zusammenfassung (was wurde entschieden?)
2. Action Items (wer macht was bis wann?)
3. Follow-up (was kommunizieren wir an wen?)

Schritt 1: Zusammenfassung – in 90 Sekunden

Öffne das Meeting (oder den Meeting-Chat) in Teams und lass Copilot eine kurze, entscheidungsorientierte Zusammenfassung erstellen.

Prompt-Idee:

Fasse dieses Meeting in 5–7 Bullet Points zusammen. Fokus: Entscheidungen, offene Punkte, Risiken. Bitte ohne Fluff.

Unser Tipp: Wenn du regelmässig „zu lange“ Summaries bekommst, sag Copilot explizit „max. 7 Bullet Points“ und „Entscheidungen zuerst“.

Schritt 2: Action Items – Owner + Deadline erzwingen

Der wichtigste Teil ist nicht die Zusammenfassung, sondern dass jede Aufgabe einen Owner und ein Datum bekommt. Das ist der Punkt, wo viele Teams scheitern.

Prompt-Idee:

Erstelle aus dem Meeting eine Aufgabenliste. Für jede Aufgabe: Owner, Deadline, 1 Satz Kontext. Wenn Owner oder Deadline fehlt, setze „TBD“ und liste die offenen Punkte separat.

Wenn du willst, kannst du danach direkt in ein System überführen (Planner / To Do). Das hängt davon ab, wie ihr intern arbeitet.

Schritt 3: Follow-up – die 3‑Sätze‑Mail

Jetzt kommt die „Operations“-Magie: Du schickst ein kurzes Follow-up an die relevanten Personen – nicht an alle.

Prompt-Idee:

Schreibe ein kurzes Follow-up für Stakeholder (max. 6 Sätze). Struktur: 1) Entscheidung(en), 2) nächste Schritte (3 Bullet Points), 3) nächste Deadline/Termin.

Wo Copilot wirklich hilft (und wo nicht)

• Hilft: Struktur geben, Zusammenfassen, Aufgaben „extrahieren“, Follow-up-Text entwerfen.
• Hilft nicht automatisch: fehlende Entscheidungen. Wenn im Meeting nichts entschieden wurde, kann Copilot das nicht „herzaubern“.
• Wichtig: Du musst einmal kurz prüfen, ob Owner/Deadlines stimmen (2 Minuten Reality-Check).

Mini‑Checkliste (Copy/Paste)

• ✅ Summary (max. 7 Bullets, Entscheidungen zuerst)
• ✅ Action Items (Owner + Deadline, sonst „TBD“)
• ✅ Follow-up (nur relevante Stakeholder)
• ✅ Nächster Termin / nächste Deadline fixieren

Weiterführend (wenn du tiefer gehen willst)

• Terminplanung mit Microsoft 365 – damit Meetings überhaupt sauber geplant sind.
• SharePoint + Copilot: Wissensmanagement – wenn du Meeting-Wissen langfristig auffindbar machen willst.
• Vom Excel zur Power Platform – wenn ihr Tasks/Prozesse aus Excel in eine sauberere Struktur bringt.
• Copilot Business vs Enterprise – falls ihr euch gerade fragt, welche Variante zu euch passt.

Wenn du willst: wir bauen dir das als Standard-Workflow

Wenn du möchtest, setzen wir euch einen einfachen, wiederholbaren Prozess auf (inkl. Vorlagen, Prompt-Standards und Ablage). Schreib uns kurz – dann schauen wir euer Setup an und machen das KMU-tauglich.